Praktische tips bij kort én lang verzuim

1-4-2021

In dit artikel hebben we een aantal praktische tips voor je die van pas komen bij kort én lang verzuim van een medewerker.

Zodra een medewerker zich ziekmeldt start het verzuimproces. In Nederland is de Wet Verbetering Poortwachter van kracht die nageleefd moet worden tijdens het verzuimproces van een medewerker. Dit zijn een aantal stappen die gezet moeten worden en waarbij medewerking vanuit zowel werknemer als werkgever gevraagd wordt. Gelukkig zijn er ook een aantal kerndeskundigen die je bijstaan tijdens dit verzuimproces. Denk aan een bedrijfsarts, arbeidshygiënist, arbeids- en organisatiedeskundige en veiligheidsdeskundige welke allen in het team van Capability zitten. En je kunt standaard rekenen op de inzet van ons team Verzuim- en Relatiemanagers.

 

Tips bij kort verzuim (minder dan 4 weken)

Omdat iedere medewerker gemiddeld 1 keer per jaar zich ziek zal melden, is het goed om hier alvast op voorbereid te zijn en dat begint bij stap 1: zorg dat je een verzuimprocedure communiceert met je medewerkers. 

1. Goede communicatie
Het is belangrijk dat al je medewerkers, vanaf het moment dat ze bij je in dienst zijn, gewoon goed op de hoogte zijn hoe ze zich ziek en hersteld kunnen melden. Leg dit vast in een officieel document wat ze allemaal ontvangen (protocol). Wat je hierbij kunt afwegen is of je daarin afmelden per Whatsapp toestaat. Wanneer je vastlegt dat ze bijvoorbeeld altijd telefonisch ziek moeten melden bij hun leidinggevende, verhoog je de drempel voor mensen die zich, zonder echte goede reden, ziek willen melden. Zodra er contact is en iemand zich ziek wil melden, kan en mag je vervolgens enkele vragen aan je medewerker stellen:

• Kan hij of zij bepaalde taken gedeeltelijk nog uitvoeren vanuit huis? En dient er werk overgedragen te worden? Moeten er afspraken verzet worden?
  
• Wanneer verwacht hij of zij weer volledig te kunnen werken?
  
• En kun je als werkgever nog ergens bij ondersteunen?

2. Stel Capability op de hoogte van de verzuimmelding
Volgens de Arbowet ben je als werkgever verplicht om binnen één week de verzuimmelding door te geven aan je arbodienst. Wij vragen je om dat op de eerste ziektedag al te doen, omdat we in de loop van deze week contact opnemen met je medewerker en dan kunnen starten met de triage en verzuimbegeleiding.

3. Voer een verzuimgesprek bij frequent verzuim
Soms komt het voor dat iemand meer dan 3 keer per jaar verzuimt. Dan is er sprake van frequent verzuim. Probeer dat bespreekbaar te maken en kijk of je mogelijke oplossingen kunt vinden voor deze situatie. Vraag hierin duidelijk wat je als werkgever kunt betekenen en wat iemand nodig heeft, zonder medische details te bespreken.

4. Voorkom onveilige situaties op het werk
Het creëren van een veilige werkomgeving is een belangrijke taak voor iedere werkgever. Zorg ervoor dat werknemers een veilige werkplek hebben en dat zij hun taken ook op een veilige en gezonde manier kunnen uitvoeren. Hiermee voorkom je klachten en eventuele arbeidsongevallen. Wat je hierbij kunt inzetten, en wat vanaf 26 medewerkers ook verplicht is, is de Risico- Inventarisatie & Evaluatie (RI&E). In de RI&E breng je in kaart hoe veilig de werkomgeving is en hoe je de risico's minimaliseert. Neem contact met ons op, als je hulp nodig hebt bij het uitvoeren van een professionele RI&E. Daar kunnen onze kerndeskundigen je bij ondersteunen.  

 

Tips bij lang verzuim (langer dan 4 weken)

Hoewel de meeste medewerker binnen 4 weken weer hersteld zijn, komt het helaas ook vaak genoeg voor dat iemand na een maand nog steeds niet volledig het werk heeft hervat. Op dat moment is er sprake van lang verzuim en moeten er een aantal belangrijke stappen gezet worden om aan de wetgeving te voldoen. Waar moet je dan zoal rekening mee houden?

1. Wet Verbetering Poortwachter
De Wet Verbetering Poortwachter schrijft voor dat er op vaste momenten tijdens een verzuimproces bepaalde acties vereist zijn, zoals het maken van een Plan van Aanpak bijvoorbeeld. Deze verplichtingen zijn in het leven geroepen om de re-integratie van je medewerker goed te laten verlopen. 

De verzuimmanagers van Capability weten precies wat er wanneer moet gebeuren en begeleiden jou als werkgever bij deze momenten. Zo weet je zeker dat alles wat er moet gebeuren, op het juiste moment gedaan wordt en aan alle eisen voldoet. Dat kan later nog van pas komen, want je hebt na twee jaar verzuim een volledig re-integratiedossier nodig waaruit blijkt dat je als werkgever aan alle verplichtingen voldaan hebt. Wanneer het UWV anders oordeelt kan je dit een loonsanctie opleveren.

2. Schakel de juiste begeleiding in
Om de re-integratie goed en voorspoedig te laten verlopen is het waardevol om de juiste begeleiding in te schakelen. Capability is een gecertificeerde arbodienst en ondersteunt je daarbij. We hebben eigen specialisten in huis, zoals de verzuimmanager, bedrijfsarts, arbeidsdeskundige en een breed netwerk aan tweedelijns hulpverlening en coaches. Samen zorgen we ervoor dat we je medewerker zo snel mogelijk, op een duurzame manier weer in het zadel krijgen. 

3. Vermijd medische vragen
Als werkgever zijn er een aantal regels om rekening mee te houden tijdens het verzuimproces. Zo is het bijvoorbeeld niet toegestaan om medisch gerelateerde vragen te stellen aan je medewerker. Dat wordt, omwille van privacy, enkel tussen de werknemer en de specialisten besproken. Dus zelfs al duurt het herstel lang en vraag je je af wat er aan de hand is: hou het contact professioneel en laat het aan de bedrijfsarts over om aan te geven hoeveel uur jouw medewerker in staat is om te werken en of aangepast werk eventueel tot de mogelijkheden behoort.

4. Zet je medewerker niet onder druk

Wees je er ook van bewust dat als een medewerker weer gaat opbouwen in uren en in werkzaamheden, je in eerste instantie moet proberen te voorkomen dat je teveel op zijn of haar bordje legt. Het risico daarbij is namelijk dat dit tegen je gaat werken: te snel te veel belasting kan stress veroorzaken en de re-integratie belemmeren. 

Ten slotte
Bij Capability wordt al vanaf het begin in kaart gebracht wat de mogelijke oorzaken van het verzuim kunnen zijn. De klachten kunnen medisch zijn, maar ook mentaal en samenhangen met de werk of privé situatie van de medewerker. Hoe eerder we er de vinger op kunnen leggen, hoe sneller er aan een duurzaam herstel gewerkt kan worden. Elke medewerker is uniek en iedere verzuimmelding heeft zijn eigen achtergrond. Daarom zal Capability naast onze gebruikelijke triage door de verzuimmanagers, binnenkort ook een unieke, laagdrempelige oplossing aanbieden die je medewerkers in staat stelt zelf een nog actievere rol te spelen zijn zijn of haar herstel. Via Qragt geven we ze toegang tot een platform wat ze helpt om duurzaam inzetbaar te zijn en blijven. Zo maken we een leven lang werken mogelijk. Wil je hier alvast meer van weten? Kijk dan op www.qragt.nl