Maak frequent verzuim bespreekbaar

11-2-2021

Waar gewerkt wordt, wordt verzuimd. Elke medewerker meldt zich weleens ziek, dat is normaal. Maar soms meld iemand zich wel erg vaak ziek… Hoe ga je daarmee om? 

Het kan verstandig zijn om met een medewerker die frequent verzuimt in gesprek te gaan. We geven je handige tips om dit goed aan te pakken. En als het gaat om corona gerelateerd verzuim, wat nu vaker voorkomt, check dan even de actuele informatie op de Rijksoverheid. Werken in Nederland | Coronavirus COVID-19 | Rijksoverheid.nl en de voorlichting op onze site: Nieuwsbericht - Capability

Glad ijs…

Het aanspreken van een medewerker op verzuim kan een gevoelig onderwerp zijn. Wat mag je als werkgever nu wel of niet zeggen? Waar houd het werk op en betreed je het privéleven van een medewerker? Het kan daarnaast een uitdaging zijn om de medewerker niet tegen je in het harnas te jagen. Anja van Dalen, Senior verzuimmanager en Teamcoördinator bij Capability, legt uit hoe je het beste een dergelijk gesprek kunt voeren. 

Wanneer ga je in gesprek over frequent verzuim?

De gemiddelde verzuimfrequentie van Nederlandse medewerkers ligt op 1,2 keer per jaar. In de regel is vastgesteld dat wanneer een medewerker zich vaker dan twee keer per jaar ziekmeldt, dat deze dan frequent verzuimt. Anja vertelt: “Wij adviseren een werkgever om een frequent verzuim gesprek te voeren indien een werknemer drie keer ziek is binnen twaalf maanden. Als verzuimmanager signaleren wij dit en informeren wij de werkgever hierover. Voer het gesprek pas nadat je medewerker weer hersteld is”.

Het voeren van een goed gesprek

Een goede voorbereiding maakt het eenvoudiger om een gesprek te voeren met je medewerker. Anja: “Inhoudelijk adviseren wij om dit gesprek te voeren vanuit goed werkgeverschap en daarbij vooral niet te oordelen. Het gesprek zou moeten gaan over het signaal dat drie keer ziek zijn per jaar bovengemiddeld is. Daar spelen in de praktijk vaak onderliggende zaken. Probeer deze te achterhalen en focus je niet op de specifieke klachten van de ziekmelding. Heeft de medewerker ergens zorgen over en heeft hij of zij plezier in het werk? Wat doet de medewerker zelf om het verzuim te voorkomen en heeft hij of zij hierbij iets nodig vanuit de werkgever? Leg ten slotte de gemaakte afspraken (zonder medische termen) vast in een gespreksverslag ten behoeve van het personeelsdossier”.

De handige tips op een rij: 

1. Wacht tot je medewerker teruggekeerd is op het werk en hersteld is. 
   
2. Ben helder en geef aan waarom je het gesprek voert.
   
3. Maak duidelijk dat de afwezigheid van je medewerker impact heeft op het bedrijf en zijn of haar collega’s.
   
4. Vertel de feiten rondom zijn of haar verzuimhistorie. 
   
5. Vermijd meningen of aannames. Laat je medewerker zijn of haar verhaal vertellen.
   
6. Oprechte interesse heeft vaak een positief effect, luister daarom naar je medewerker.
   
7. Stel geen medische vragen aan je medewerker. Dit wordt uitsluitend met de bedrijfsarts besproken. 
   
8. Zorg voor onafhankelijkheid. Wanneer je dit zelf niet kan bieden kan het waardevol zijn om iemand (bijvoorbeeld van HR) bij het gesprek aan te laten sluiten. 
   
9. Motiveer je medewerker om met een plan/oplossing te komen om het verzuim te beperken. Als leidinggevende  kun je hem of haar daar uiteraard bij helpen en motiveren.
   
10. Maak aan het einde van het gesprek duidelijke afspraken en leg dit vast in een notulen. Leg de vervolgacties en afspraken vast en hang er een heldere deadline aan vast. Dit zorgt voor een goed vervolg.
    

Neem zelf de regie weer in handen en maak frequent verzuim onder je medewerkers bespreekbaar. Voor meer tips rondom het voeren van een verzuimgesprek adviseert het team van Capability je graag. Neem gerust contact op of vraag naar onze trainingsmogelijkheden!