Veelgestelde vragen over Capability

Hier vind je de meest voorkomende vragen die wij regelmatig beantwoorden. Mocht het antwoord wat je zocht hier nog niet tussen staan neem dan contact op met Capability. Dat kun je o.a. hier doen: Contactpagina

• XpertSuite
  • Hoe kan ik contact opnemen als ik vragen heb over de werking van XpertSuite?

    U kunt ons bereiken via:

    • Telefonisch: 088-0450100
      
    • E-mail: functioneel.beheer@capability.nl
  • Ik wil inloggen op Xpertsuite, wat moet ik doen?

    Zodra er een account voor u is aangemaakt in XpertSuite, ontvangt u een e-mail met een activatielink. Als u op deze link klikt, kunt u vervolgens uw account activeren. Het activeren omvat de volgende stappen. Zie ook de handleiding 'Inloggen'

    1. Het aanmaken van een wachtwoord
    2. Het instellen van 2-factor-authenticatie. U kunt kiezen uit een SMS-code, een authenticator-app (bijvoorbeeld Google Authenticator) of YubiKey-code. Kies een van deze opties en sla de andere twee over.
    3. Nadat u de activeringsstappen hebt doorlopen, kunt u nu inloggen op XpertSuite. Dit kan ook via onze website www.capability.nl
  • Waar kan ik inloggen op Xpertsuite?

    Om in te loggen op XS opent u een internetbrowser (Google Chrome, Safari, Microsoft Edge, enz.) en gaat u naar de link https://login.xpertsuite.nl/Account/LogOn. 

  • Waarom wordt er gebruik gemaakt van 2-factor authenticatie?

    Vanuit AVG/privacy-oogpunt zijn we verplicht om 2-factor authenticatie te gebruiken.

  • Ik ben mijn inloggegevens van XpertSuite vergeten, wat moet ik doen?

    U kunt een e-mail sturen naar xs-helpdesk@capability.nl om uw inloggegevens op te vragen.

  • Wat moet ik doen als ik vragen heb over XpertSuite?

    Op onze website staat een gebruikersinstructie onderaan de pagina. Als u nog vragen heeft, kunt u deze stellen aan xs-helpdesk@capability.nl of aan uw verzuimmanager.

  • Hoe kan ik het verzuimdossier (traject) van een medewerker bekijken?

    Als u bent ingelogd in XpertSuite, ziet u op het startscherm een overzicht van lopende trajecten. Door op de naam van de medewerker te klikken, opent u het werknemersdossier. Via het tabblad "Taken" kunt u vervolgens de lopende trajecten van de medewerker bekijken. Zie ook de handleiding 'Trajectendossier'. 

  • Waar kan ik een ziekmelding, deelherstel of herstelmelding invoeren?

    Op uw startpagina ziet u rechtsboven de actieknoppen, waaronder de knoppen "Ziek" en "Herstel". Door op deze knoppen te klikken, kunt u uw verzuimmelding invoeren.

    Er zijn twee uitzonderingen:

    Als uw organisatie een koppeling heeft tussen het HR-systeem en XpertSuite, voer dan de verzuimmeldingen in het HR-systeem in. Via de koppeling worden deze automatisch doorgevoerd in XpertSuite.

    Als u verzekerd bent bij Aegon of Felison, dient u uw verzuimmeldingen in te voeren in de Verzuimsignaal (AEGON) of Verzekeringsinzicht (Felison). Deze worden dan via een koppeling doorgevoerd in XpertSuite of Onvia.

  • Hoe voeg ik medewerkers toe aan XpertSuite?

    U kunt uw medewerkers toevoegen op de homepage onder het kopje "Organisatie".

    Zie ook de handleiding 'Medewerker toevoegen, wijzigen en uit dienst melden'.

  • Waar kan ik de gegevens van mijn medewerkers terugvinden?

    Zodra een medewerker is aangemaakt in XpertSuite, wordt er automatisch een werknemersdossier aangemaakt. In dit dossier zijn alle gegevens van de medewerker terug te vinden, zoals contactgegevens, dienstverbandgegevens en een overzicht van de verzuimtrajecten. U kunt het werknemersdossier vinden door op het startscherm bij "Dossier zoeken" de naam van de medewerker in te voeren of via de optie "Laatst bezocht".

    Zie ook de handleiding 'Startpagina'.

  • Hoe kan ik veilig communiceren met mijn verzuimmanager in XpertSuite?

    U kunt in XpertSuite veilig communiceren met uw verzuimmanager via de Dialoogfunctie. Deze functie kunt u vinden onder de optie "Berichten" in het werknemersdossier. Om een nieuwe dialoog te starten, vult u alle gevraagde gegevens in. Zodra u op "START DIALOOG" klikt, krijgen de opgegeven deelnemers een melding om zich aan te melden.

    Zie ook de handleiding 'Dialoog Xpert'. 

• Datakluis XpertSuite
  • Wat is het doel van de DataKluis?
    De DataKluis is ontwikkeld om gegevens op één plek op te slaan en van daaruit (al dan niet gepseudonimiseerd) te distribueren naar de ketenpartners in lijn met wet- en regelgeving. Hiermee hebben we een duurzame oplossing beschikbaar die als eerste wordt ingezet ter ondersteuning van het proces van verzuimdienstverlening. Door middel van de datakluis kan iedere gebruiker in XS alleen maar medewerkers zien met een zorgvraag. Dit voldoet aan de eisen van de AVG. Zonder toegang in de datakluis kan je geen medewerkers toevoegen. Mocht je wel medewerkers zonder zorgvraag willen inzien of medewerkers in het systeem willen toevoegen dan heb je toestemming nodig van de datakluisbeheerder.
  • Is deze communicatie ook in het Engels beschikbaar?
    Nee, de informatie over de DataKluis is alleen in het Nederlands beschikbaar
  • Hoe kunnen gegevens van huidige werknemers worden overgezet naar de DataKluis?
    Zodra de klant de verwerkersovereenkomst accordeert, wordt de DataKluis geactiveerd. Op dit moment worden de werknemergegevens vanuit VerzuimXpert automatisch gekopieerd naar de DataKluis. Vervolgens wordt de VerzuimXpert database van de dienstverlener opgeschoond. Hiermee worden NAW-gegevens en Burgerservicenummers van medewerkers zonder trajecten, afspraken of documenten verwijderd.
  • Welke gegevens van de werknemers worden niet langer getoond bij de geanonimiseerde gegevens?
    Alle gegevens die binnen de privacy van de werknemer vallen staan er niet: BSN, naam, adres, woonplaats, telefoonnummers, emailadressen, bankrekeningnummers staan er dus niet. Alle andere gegevens blijven wel inzichtelijk (zoals dienstverbandgegevens als afdeling, aantal uren, functie).
  • Mag mijn werkgever mijn BSN aan de arbodienst of bedrijfsarts doorgeven?
    Ja, uw werkgever mag uw burgerservicenummer (BSN) doorgeven aan de arbodienst of bedrijfsarts. Meer informatie hierover is te vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/identificatie/burgerservicenummerbsn#mag-mijn-werkgever-mijn-bsn-aan-de-arbodienst-of-bedrijfsarts-doorgeven-502 
  • Klopt het dat na activeren van de Datakluis de personeelsgegevens voor de werkgever ook anoniem zijn in de boomstructuur?
    De werkgevergebruiker ziet in de boom inderdaad in eerste instantie geanonimiseerde records. Wel kunnen zij in de boom bijvoorbeeld een medewerker aanklikken (personeelsnummer is wel zichtbaar) en op de ‘niet-gedeelde-werknemerpagina’ komen en er is een zoekfunctie. Op deze pagina zijn alle gegevens wel beschikbaar. Deze pagina is alleen zichtbaar wanneer er nog niet gedeeld is, en er geen dossiervulling is. Op deze pagina bevindt zich een knop delen die men alvorens een actie met zorgvraag te starten zal moeten gebruiken. Zo gauw een werknemer gedeeld is met de dienstverlener, wordt deze ook in de boom weer met naam benoemd en is de situatie weer zoals men vóór de Datakluis gewend was.
  • De gebruiker van VerzuimXpert bij onze klant is niet altijd de persoon die tekeningsbevoegd is voor het tekenen van de verwerkersovereenkomst. Hoe wordt dit opgelost?
    Het is de verantwoordelijkheid van de gebruiker(s) om de verwerkersovereenkomst te laten ondertekenen door een bevoegd persoon binnen de eigen organisatie. Dit is bij deze vorm van dienstverlening gebruikelijk en juridisch geaccepteerd.
  • Hoe werkt het ondertekenen als de klant meerdere gebruikers heeft binnen VerzuimXpert?
    A: Het is de verantwoordelijkheid van de gebruiker(s) om de verwerkersovereenkomst te laten ondertekenen door een bevoegd persoon binnen de eigen organisatie. Als de verwerkersovereenkomst is ondertekend, hebben alle geautoriseerde gebruikers van de klant toegang tot de gegevens uit de DataKluis.
• Algemeen
  • Mijn medewerker is ziek, wat moet ik nu doen?

    Als u aangesloten bent, kunt u de ziekmelding registreren in Xpertsuite. Als u verzekerd bent bij Aegon of Felison, kunt u de ziekmelding in het verzuimportaal van uw verzekeraar registreren.

  • Ik ben niet tevreden over de samenwerking met Capability, wat moet ik nu doen?

    U kunt uw ontevredenheid melden bij uw accountmanager of verzuimmanager om hierover in gesprek te gaan. Daarnaast kunt u ons per e-mail bereiken via relatiebeheer@capability.nl.

  • Ik wil een officiële klacht indienen, wat moet ik nu doen?

    U kunt een officiële klacht indienen via het klachtenformulier onderaan onze website, genaamd 'Klachtenregeling'.

• Overeenkomst met Capability
  • Hoe sluit ik een overeenkomst af met Capability?

    U kunt direct een overeenkomst afsluiten via onze website. Als u eerst meer informatie wilt of een offertegesprek wilt voeren, kunt u een offerteaanvraag indienen of een e-mail sturen naar relatiebeheer@capability.nl.

  • Welke medewerkers moet ik bij Capability aansluiten?

    Voor niet alle medewerkers heeft u een wettelijke arbo-verplichting. Voor medewerkers waarvoor dit niet geldt, bent u geen abonnementskosten verschuldigd. U hoeft deze medewerkers dan ook niet op te geven als wij u vragen om een overzicht van de in- en uitdiensttreding van medewerkers. De uitgezonderde medewerkers zijn:
    

    • Medewerkers die beschikken over een nog lopende (maximaal 5 jaar na indiensttreding) No-Riskpolis die is verstrekt door het UWV.
    

    Verschillende doelgroepen hebben recht op of komen in aanmerking voor een No-Riskpolis. 
    

    • Medewerkers die de AOW-gerechtigde pensioenleeftijd hebben bereikt en nog bij u in dienst zijn.
    

    • Stagiairs met een stageovereenkomst.
    

    Dit betreft uitdrukkelijk stagiairs die geen arbeidsovereenkomst met u hebben. Studenten die een duale leerweg volgen waarbij een arbeidsovereenkomst vereist is, vallen hier bijvoorbeeld niet onder.

     

  • Hoe kan ik mijn overeenkomst met Capability opzeggen?

    U kunt uw overeenkomst beëindigen in Mijn Capability onder 'Mijn contract'.

  • Ik heb geen medewerkers meer in dienst. Wat moet ik nu doen?

    Als u geen medewerkers meer in dienst heeft, kan de overeenkomst met Capability worden beëindigd. U kunt een reguliere opzegging doen of een opzegging wegens geen personeel meer in dienst. Als u een opzegging wegens geen personeel meer in dienst wilt doen, ontvangt Capability graag documentatie om de overeenkomst buiten de contractuele voorwaarden te beëindigen. U kunt een van de volgende documenten uploaden in Mijn Capability:
    

    • Mededeling intrekking loonheffing (Belastingdienst);
    

    • Nihil loonaangiftes van de afgelopen 3 maanden.

  • Ik heb mijn bedrijf verkocht of beëindigd. Wat moet ik nu doen?

    Als u uw bedrijf heeft verkocht of beëindigd, kan de overeenkomst met Capability worden opgezegd. U kunt een reguliere opzegging doen of een opzegging wegens overname of bedrijfsbeëindiging. Als u een opzegging wegens overname of bedrijfsbeëindiging wilt doen, ontvangt Capability graag documentatie om de overeenkomst buiten de contractuele voorwaarden te beëindigen. U kunt een van de volgende documenten uploaden.

    • Uittreksel KvK
    • Bewijs van overname
  • Ik wil een ander pakket dan wat ik nu heb, wat moet ik doen?
    U kunt uw verzoek doen in Mijn Capability door middel van een bericht.
• Verzuimverzekering gekoppeld aan Capability
  • Ik heb een verzuimverzekering bij Aegon, kan dit worden gekoppeld?

    U kunt uw verzuimverzekering bij Aegon laten koppelen met het verzuimsysteem van Capability. U dient hiervoor toestemming te geven en de koppeling aan te vragen bij beide partijen. Als de koppeling is gerealiseerd, hoeft u alleen nog maar de verzuimmelding in Verzuimsignaal te registreren, waarna de verzuimopvolging in Xpertsuite plaatsvindt.

  • Ik heb een verzuimverzekering bij een volmacht van Felison, kan dit worden gekoppeld?

    U kunt uw verzuimverzekering bij Felison of de volmacht laten koppelen met het verzuimsysteem van Capability. U dient hiervoor toestemming te geven en de koppeling aan te vragen bij beide partijen. Als de koppeling is gerealiseerd, hoeft u alleen nog maar de verzuimmelding in Verzekeringsinzicht te registreren, waarna de verzuimopvolging in Onvia plaatsvindt.

  • Ik heb mijn verzuimverzekering bij Aegon of Felison opgezegd, wordt de overeenkomst met Capability dan ook beëindigd?

    Nee, uw overeenkomst met Capability blijft bestaan, ook als u uw verzuimverzekering bij Aegon of Felison opzegt. De contractuele voorwaarden en algemene voorwaarden van Capability blijven van kracht.

  • Ik weet niet zeker of mijn verzuimverzekering is gekoppeld aan Capability, hoe kom ik hierachter?

    U kunt uw vraag stellen in Mijn Capability of telefonisch contact opnemen met relatiebeheer.

• Facturatie
  • Wat betekent het als een factuur begint met een 1?

    Dit betekent dat het een verrichtingsfactuur is. Dit type factuur wordt verstuurd wanneer er een verrichting is uitgevoerd die niet bij uw pakket is inbegrepen. U kunt de specificaties van deze factuur downloaden in Mijn Capability. Vanwege de AVG-wetgeving mogen deze specificaties niet op de factuur zelf worden vermeld.

  • Wat betekent het als een factuur begint met een 2?

    Een factuur die begint met een 2 is een aanvullende abonnementsfactuur die wordt gestuurd naar aanleiding van de kwartaalopgave die u heeft ingevuld. U ontvangt deze factuur wanneer er nieuwe medewerkers in dienst zijn getreden.

  • Wat betekent het als een factuur begint met een 5?

    Een factuur die begint met een 5 is een incidentele factuur die meestal wordt gestuurd naar aanleiding van een interventie of een handmatige factuur door Capability.

  • Wat betekent het als een factuur begint met een 6?

    Een factuur die begint met een 6 is een abonnementsfactuur. U ontvangt deze factuur aan het begin van het jaar of bij de start van de dienstverlening.

  • Wat moet ik doen als ik het niet eens ben met een factuur?

    U kunt een bericht sturen via Mijn Capability of een creditverzoek indienen bij Mijn Facturen in Mijn Capability. Dit doet u door op de drie puntjes te klikken.

  • Het aantal in rekening gebrachte medewerkers klopt niet, wat moet ik doen?

    Het aantal in rekening gebrachte medewerkers wordt bepaald op basis van de kwartaalopgave die u zelf invult. Als deze gegevens niet juist zijn, moeten wij ze aanpassen. U kunt een verzoek tot wijziging indienen via Mijn Capability en hierbij de juiste documentatie toevoegen. Capability heeft documentatie nodig om gegevens en eventuele facturen aan te passen. U kunt bijvoorbeeld een verzamelloonstaat van de desbetreffende periode aanleveren, inclusief alle medewerkers en in- en uitdiensttredingsdata.

  • Het tarief dat in rekening is gebracht klopt niet, hoe kan dit?

    Capability hanteert jaarlijkse tarieven. Volgens de contractuele voorwaarden mogen de tarieven jaarlijks geïndexeerd worden. Capability informeert haar relaties hierover voorafgaand aan het aankomende jaar. Mocht dit niet correct zijn, dan kunt u een creditverzoek indienen via een creditnota.

  • Ik wil gebruikmaken van automatische incasso, wat moet ik doen?

    U kunt automatische incasso instellen in Mijn Capability onder Mijn contract. Automatische incasso is geldig voor toekomstige facturen en niet met terugwerkende kracht.

  • De factuur van 2023 ziet er anders uit qua btw-splitsing, hoe kan dat?

    Mogelijk ziet de factuur er anders uit dan u gewend bent van ons. Wij hebben een wijziging aangebracht in de btw-doorbelastingen, waardoor u twee categorieën aantreft op de factuur. Wij hebben een deel van het bedrag vrijgesteld van btw en het deel wat voor 21% wordt doorbelast in twee afzonderlijke bedragen vermeld op de factuur. Deze bedragen bij elkaar opgeteld zijn het bedrag voor de verrichting dat wij u in rekening brengen voor onze uitgevoerde diensten. Mocht u vragen hebben over de factuur, dan kunt u contact opnemen met de medewerkers van Capability voor toelichting via info@capability.nl.

• Mijn Capability
  • Wat is Mijn Capability?

    Mijn Capability is het portal voor de administratie van uw overeenkomst met Capability. In dit portaal kunt u uw overeenkomst, facturen, bedrijfsgegevens en communicatie met Capability beheren.

  • Ik wil een account voor Mijn Capability, wat moet ik nu doen?

    U kunt een account aanvragen door uw contactgegevens, functie en bedrijfsnaam door te geven aan relatiebeheer@capability.nl.

  • Hoe activeer ik Mijn Capability?

    U ontvangt een e-mail om Mijn Capability te activeren. U dient de 5 stappen te doorlopen en kunt daarna inloggen op Mijn Capability.

  • Ik ben mijn wachtwoord vergeten van Mijn Capability, wat moet ik nu doen?

    Op het inlogscherm van Capability staat ‘wachtwoord vergeten’. Met behulp van deze functie kunt u uw wachtwoord herstellen of een nieuw wachtwoord aanmaken.

  • Waarom is er een 2-factor authenticatie?

    Vanuit AVG/privacy-oogpunt zijn wij verplicht om 2-factor authenticatie in te stellen.

  • Waarom ontvang ik ieder kwartaal een uitnodiging voor de kwartaalopgave van het aantal medewerkers?

    Capability houdt graag haar gegevens up-to-date. Als relatie en werkgever heeft u hier zelf ook een rol in door de gegevens regelmatig bij te werken. Door middel van een kwartaalopgave kunt u binnen 2 minuten de gegevens bijwerken. De dienstverlening van Capability wordt aangeboden op basis van een abonnementsprijs per medewerker. De prijsstelling van onze abonnementen is gebaseerd op een collectiviteitsbeginsel. Als werkgever betaalt u een abonnementsvergoeding voor alle medewerkers die in enig jaar in dienst zijn geweest. Gedurende een jaar treden er medewerkers in- en uitdienst.
    

    De medewerkers die in een kwartaal in dienst treden, worden vervolgens aan u in rekening gebracht vanaf het daaropvolgende kwartaal tot het einde van het jaar. U hoeft dus niet voor medewerkers die later in het jaar in dienst treden de volledige jaarlijkse abonnementskosten te betalen. Voor medewerkers die gedurende het jaar uit dienst treden, betaalt u wel de volledige jaarlijkse kosten. Dit is om de abonnementskosten beheersbaar te houden voor alle aangesloten werkgevers.
    

    Vanuit het totaal ontvangen bedrag aan abonnementsgelden worden de noodzakelijke activiteiten bekostigd die door Capability moeten worden gemaakt om verzuimende medewerkers zo snel mogelijk terug te laten keren in het werk. Alleen op deze manier is het mogelijk om de hoge kosten die gepaard gaan met de inzet van verzuimspecialisten (zoals bijvoorbeeld een bedrijfsarts) betaalbaar te houden voor alle aangesloten werkgevers.

  • Wat moet ik invullen bij een kwartaalopgave?

    Bij de kwartaalaangifte wordt gevraagd naar de wijzigingen in het aantal medewerkers gedurende het desbetreffende kwartaal. In het eerste veld vult u het aantal medewerkers in dienst in, en in het tweede veld het aantal medewerkers dat uit dienst is gegaan. Als er geen wijzigingen zijn, vult u het cijfer 0 in.

  • Ik heb de kwartaalaangifte van het aantal medewerkers verkeerd ingevuld, wat moet ik nu doen?

    Dat kan natuurlijk gebeuren. Om de gegevens te corrigeren, kunt u een bericht plaatsen in Mijn Capability met bijbehorende documentatie. Capability heeft documentatie nodig om gegevens en eventuele facturen aan te passen. U kunt de volgende documenten aanleveren in Mijn Capability:

    • Verzamelloonstaat van de desbetreffende periode, met alle medewerkers en hun in- en uitdiensttredingsdatum.