Hier vind je de meest voorkomende vragen die wij regelmatig beantwoorden. Mocht het antwoord wat je zocht hier nog niet tussen staan neem dan contact op met Capability. Dat kun je o.a. hier doen: Contactpagina
Capability zorgt dat alle nodige stappen in het verzuimdossier doorlopen worden, zodat het voldoet aan de wettelijke eisen van de Wet Verbetering Poortwachter. We spannen ons maximaal in om te zorgen dat het verzuimdossier probleemloos door ‘de Wia poort’ zal gaan, mocht jouw medewerker in het meest ongunstigste geval twee jaar arbeidsongeschikt blijven. Op het moment dat je een loonsanctie krijgt, en wij hebben aantoonbaar fouten begaan, kunt u Capability aansprakelijk stellen voor deze sanctie. Capability kan, als u adviezen vanuit ons niet opvolgt, de aansprakelijkheid voor een verzuimdossier intrekken. Wij doen dat alleen op het moment dat het dossier door toedoen van jou of jouw medewerker niet meer aan de kwaliteitseisen voldoet. Dit kan zijn als één van de partijen niet meewerkt aan de re-integratie. Als de aansprakelijkheid wordt ingetrokken kun je Capability niet meer aansprakelijk stellen voor een eventuele loonsanctie.
Ja, dat is mogelijk met dien verstande dat als inmiddels de abonnementsvergoeding voor medewerkers al in rekening is gebracht, deze niet gecrediteerd wordt. Om uw overeenkomst in voorkomende gevallen te beëindigen is het wel noodzakelijk dat u via Mijn Capability een verzoek indient om het aantal medewerkers naar 0 terug te brengen én dat u aantoont geen medewerkers meer in dienst te hebben. Dat kunt u op twee manieren doen, te weten:
Ja, dat kan en dat doet u via Mijn Capability. U wordt éénmaal per kwartaal automatisch door ons uitgenodigd om een opgave te doen van in- en uitdienst getreden medewerkers. Uw opgave kan eventueel leiden tot een zogeheten A oftwel additonele factuur. Hierover is meer informatie te vinden onder het kopje facturatie.
In geval er een samenwerking bestaat tussen bepaalde verzekeraars en Capability kunnen de voorwaarden afwijken. Kijk dan onder de Veelgestelde Vragen bij het kopje "Als u een verzuimverzekering heeft met een gekoppelde arbodienst.
Capability is één van de vaste partners van Aegon voor de uitvoering van arbodienstverlening gekoppeld aan een verzuimverzekering. Als uw verzuimverzkering stopt (geroyeerd) wordt kan het zo zijn dat uw arbo overeenkomst ook stopt. Dat is echter niet altijd het geval. Uw arbo overeenkomst stopt automatisch als:
In bovenstaande gevallen zal uw arbo overeenkomst automatisch beëindigd worden en eventueel teveel betaalde abonnementskosten wordt gecrediteerd. Aegon geeft ons de royementen door. Daar kan wat tijd over heen gaan. U kunt altijd zelf eerder om beëindiging van de overeenkomst. U kunt dan de royementsverklaring zelf uploaden in Mijn Capability. Zonder royementsverklaring kunnen wij niet tot, voortijdige, beëindiging over gaan.
In ale andere gevallen is Capability weliswaar partner van aegon maar sluit u feitelijk twee aparyte contracten af. Één met Aegon en één met Capability. U dient zich in die gevallen aan de tussen u en Capability in de overeenkomst opgenomen looptijden en opzegtermijnen te houden. Het is raadzaam hiermee rekening te houden als u overstapt naar een andere verzekeraar. Sluit niet zomaar een nieuwe arbo overeenkomst af.
Het is overigens bij iedere verzekeraar mogelijk om uw bestaande arbo dienst mee te nemen mits deze gecertificeerd is. Capability is gecertificeerd dus indien gewnest hoeft u ook niet weg.
Als uw verzuimverzekering eindigt kunt u, indien gewenst, ook stoppen met Capability als arbodienst. In dat geval dient u hiertoe een verzoek in via Mijn Capability en zorgt u ervoor dat uw royementsverklaring aan uw dossier is toegevoegd (upload Mijn Capability). Dan kunnen wij uw verzoek snel verwerken.
Indien gewenst kunt u altijd besluiten, wanneer u overstapt naar een andere verzuimverzekeraar, om aangesloten te blijven bij Capability. Dat is namelijk mogelijk bij vrijwel iedere verzekeraar zo lang als u werkt met een gecertificeerde arbodienst. En Capabilty is gecertificeerd.
Capability en Felison werken sinds 2020 steeds nauwer samen. Dat doen wij om u als Relatie van ons beiden meer service en gemak te kunnen bieden.
Wij bieden u COVID-19 testen aan in samenwerking met onze partner HealthCheckCenter, die ons faciliteert op ruim 30 locaties in het land of bij u op de werkvloer. De COVID-19 testen vergroten de veiligheid op de werkplek, minimaliseren de kans op onderlinge besmetting en daarmee samenhangend verzuim. Wilt u uw medewerkers laten testen dan kunt u kiezen uit de “sneltest” (de antigeen test) of een PCR test. De uitslag van de “sneltest” ontvangen uw medewerkers al binnen 60 minuten! Lees hier meer over Testen bij Capability.
Vanwege de recente ontwikkelingen met betrekking tot het coronavirus, heeft OVAL (onze branche organisatie) een themadossier met actuele en nuttige informatie samengesteld. OVAL heeft ook een set vragen en antwoorden opgesteld, de laatste versie is van februari 2021. Hier gaan ze in op vragen van werkgevers en werknemers. De informatie is grotendeels gebaseerd op de informatie van het RIVM en de Rijksoverheid. Op de website van het RIVM en van de Rijksoverheid is steeds de meest actuele en volledige informatie terug te vinden.
Het kabinet wil onze gezondheid, onze banen en inkomens beschermen. Om de gezondheid te beschermen heeft het kabinet een aantal maatregelen genomen, waaronder afstand houden. Deze maatregelen hebben invloed op de manier waarop u uw werk doet.
De oproep is dat mensen bij lichte klachten (neusverkoudheid, loopneus, niezen, keelpijn of hoesten) thuisblijven en ook thuisblijven als een huisgenoot koorts en/of benauwdheid heeft. Daarnaast wil het kabinet op dit moment dat mensen zo veel mogelijk thuiswerken en de werktijden spreiden. Het is aan werkgevers om dat waar mogelijk te faciliteren. Zij hebben immers een zorgplicht voor hun medewerkers.
Als thuiswerken naar inschatting van de werkgever geen optie is, en de werknemer (of zijn huisgenoten) geen klachten heeft zoals omschreven in de maatregelen van het kabinet, of als de maatregelen versoepelen straks en terugkeer naar werk mogelijk is, dan kan en mag van de werknemer verwacht worden dat hij komt werken. Niettemin blijft de zorgplicht van de werkgever bestaan: hij is ervoor verantwoordelijk dat er een veilige werkomgeving is.
Lees hier de actuele richtlijnen die de Rijksoverheid geeft over werken in Nederland.
De overheid adviseert werkgevers om werknemers zo veel mogelijk thuis te laten werken. Maar ‘Blijf thuis’ is inmiddels ‘vermijdt drukte’ en dus is dit het moment om na de denken over hoe je de terugkeer naar werk voor jouw collega’s mogelijk maakt. Hoe pak je dit goed aan? Er speelt namelijk veel tegelijkertijd en dat zorgt voor grote risico’s en veel onzekerheid, voor zowel werkgevers als werknemers. Een terugkeer naar werk terwijl het virus nog onder ons is, vraagt om een zorgvuldige aanpak en goede communicatie hierover. Je moet met verschillende zaken rekening houden om een risico op een claim te voorkomen. Om ervoor te zorgen dat het werken op de zaak weer hervat kan worden, is het belangrijk om een gedegen plan hiervoor te maken. Hiervoor kun je allereerst deze checklist raadplegen en het format Terug naar Werk-plan gebruiken. Het plan geeft je tevens een instrument om met jouw medewerkers het gesprek over terugkeer naar werk aan te gaan.
Dit is een zogeheten Additionele factuur. We leggen u uit waarom u deze ontvangt:
Arbodienstverlening wordt aangeboden op basis van een abonnement per medewerker per jaar en dit is bij Capability persoonsgebonden. Omdat het een persoonsgebonden abonnement is vragen wij ieder kwartaal bij u het aantal in- en uitdienst getreden medewerkers op. Wanneer dan blijkt dat er nieuwe medewerkers aangenomen zijn, ontvangt u het kwartaal daarop een Additionele abonnementsfactuur voor deze persoon of personen. Daarbij bieden we u echter een voordeel, want ongeacht in welke maand iemand in dienst is getreden, u betaalt pas vanaf het daarop volgende kwartaal en deze kosten lopen door tot het einde van dat kalenderjaar. Deze werkwijze zorgt ervoor dat u dus voor medewerkers die later in het jaar in dienst zijn getreden niet de volledige jaarlijkse abonnementskosten hoeft te betalen. Zo komen we tegemoet aan een veelgehoorde wens van onze relaties.
B facturen zijn facturen met bijzonderheden.
Een dergelijke factuur wordt door ons verzonden als een werkgever, na het verzenden van een aantal reminders, geen opgave heeft gedaan van het aantal medewerkers, dat in de loop van een jaar in- en uitdienst zijn getreden.
Het doen van deze opgave is een verplichting die voortkomt uit de gesloten Arbo overeenkomst tussen de werkgever en Capability, welke terug te vinden is in onze de algemene voorwaarden.
*Bron: StatLine - Ziekteverzuim volgens werknemers; migratieachtergrond en onderwijsniveau (cbs.nl).
Dit kan verschillende redenen hebben. Hieronder nemen wij u graag mee in de opties daaromtrent:
Om te zorgen dat de facturatie altijd aansluit bij de overeengekomen abonnementsvergoeding per medewerker per jaar worden E facturen tot op de dag uitgerekend, rekening houdende met schrikkeljaren (als deze in de te factureren periode liggen) en rekening houdende met de geldende rekenregels waarbij aan het einde van de berekening pas wordt afgerond.
Dat kan altijd gebeuren en door de juiste stappen te nemen kunnen wij dit voor u corrigeren. Wel hebben wij daarvoor bewijsmateriaal nodig, omdat het voor alle bij ons aangesloten relaties van belang is dat iedereen een juiste opgave van medewerkers doet. Wat hebben wij van u nodig?
De namen van medewerkers mag u onleesbaar maken. Voor al deze medewerkers wordt de abonnementsvergoeding in rekening gebracht.
Ieder bedrijf in Nederland met medewerkers heeft een salarisadministratie (in house of ingehuurd) en daar wordt een jaarwerk voor gemaakt welke aan het begin van ieder jaar over het afgelopen jaar wordt opgemaakt. In dit jaarwerk kunt u deze gegevens vinden.
Het inloggen bij Onvia gaat via MijnCapability of via het portaal van Verzekeringsinzicht. Vanuit het menu van Verzekeringsinzicht kan met één druk op de knop worden doorgeklikt naar Onvia. Inloggen gaat automatisch en er is géén gebruikersnaam en wachtwoord benodigd voor Onvia. Rechtstreeks inloggen via de inlogpagina van Onvia is niet mogelijk als je gekoppeld bent aan Verzekeringsinzicht.
De bron van de gegevens komt via MijnCapability of Verzekeringsinzicht. Indien je medewerkers mist in Onvia dien je deze eerst op te voeren in Verzekeringsinzicht. De medewerker wordt dan vervolgens automatisch overgezet naar Onvia.
In het verzuimdossier van de medewerker in Onvia is de knop “nieuw bericht” aanwezig. Je kan hiermee een bericht aanmaken en adresseren aan de verzuimmanager. Het bericht wordt direct inzichtelijk voor de verzuimmanager in Onvia en hij of zij kan deze vervolgens opvolgen.
Indien de verzuimmanager / Capability een actie van jou verwacht ontvang je hiervan een mailbericht.
Je kunt vervolgens inloggen via MijnCapability of Verzekeringsinzicht in Onvia om aldaar de actie die aan jou is toegewezen op te pakken en uit te voeren.
Het uitvoeren van een actie wordt gedaan vanuit Onvia. Je kunt dit doen door eerst via via MijnCapability of Verzekeringsinzicht in te loggen en vanuit daar door te gaan naar Onvia. Hier staan de acties of berichten voor jou klaar met betrekking tot jouw medewerkers. Indien je de actie hebt geopend zijn eventuele documenten hier direct voor jou aangekoppeld. Je kunt er een aantekening kwijt en via de status “gereed” vink je de taak af.
Indien een actie of bericht reeds is uitgevoerd of gelezen, kun je deze informatie altijd terugvinden in het dossier van de medewerker. Je kan het dossier openen via het menu medewerkers in de menubalk van Onvia.
Selfservice is het mechanisme wat wordt gebruikt door Capability om informatie met de medewerker te delen. Selfservice is een mechanisme, waarbij de medewerker via een beveiligde link de informatie kan ophalen. Om Selfservice te kunnen gebruiken is het van groot belang dat het mailadres en mobiele telefoonnummer van de medewerker is gevuld en kloppen.
Vanuit de selfservicepagina kan een document worden aangeboden. Indien de medewerker deze niet kan openen heeft dit vaak te maken met een pop-up blokkering die is ingeschakeld en de pop-up waarin het document wordt geopend blokkeert. Indien een document gedeeld wordt van een bestandsformaat wat niet ondersteund wordt door de telefoon, kan ook dit een oorzaak zijn dat deze niet kan worden geopend.
Indien de medewerker de SMS niet ontvangt is waarschijnlijk het mobielnummer van de medewerker in Onvia niet juist gevuld. Deze dient dan te worden aangepast in Onvia.
Als de medewerker de actie vanuit selfservice niet uitvoert of niet tijdig uitvoert, wordt de verzuimmanager hierover geïnformeerd via een bericht en kan actie ondernemen.
Indien de medewerker aangeeft dat deze de oproepbrief of terugkoppeling niet heeft ontvangen kan het zijn dat de mail bij de medewerker in de ongewenste mail / spam is terechtgekomen, dan wel dat de gegevens van de medewerker (mailadres) niet juist zijn gevuld in Onvia, waardoor deze niet zijn aangekomen.
De mailtjes die je ontvangt vanuit ons verzuimsysteem Onvia Verzuim worden verstuurd namens het mailadres no-reply@onvia.nl Je kunt de mails die vanuit hun worden verstuurd zien als vertrouwde mails.
Let op: Onvia checkt of er een mailadres en mobielnummer aanwezig zijn. Onvia checkt niet voor jou of het mailadres of telefoonnummer goed is gespeld. Wees hier dus zelf secuur in.
We maken gebruik van het systeem Onvia Verzuim van de leverancier Onvia. Onvia is al jaren een gerenommeerde leverancier van verzuimapplicaties en is ISO27001 en NEN7510 gecertificeerd. Middels deze certificeringen hebben zij geborgd dat zij een passend managementsysteem voor informatiebeveiliging hebben geïmplementeerd en dat deze periodiek door een externe wordt gecontroleerd. Als Capability hebben wij een verwerkersovereenkomst en mantelovereenkomst afgesloten waarin wij minimaal alle afspraken die wij met jou hebben gemaakt hebben geborgd.
Onvia heeft haar data en servers ondergebracht in de datacenters van Serverius in Dronten en Meppel. 100% Nederlandse grondgebied waar alle data wordt opgeslagen. Door middel van de redundante uitgevoerde omgeving is de beschikbaarheid conform de gestelde eisen vanuit Capability voor je geborgd.
De data in Onvia wordt volledig conform geldende wet- en regelgeving opgeslagen middels encryptie.
Onvia zorgt voor de back-up van alle ingevoerde gegevens en het beveiligd bewaren van deze informatie.
In Onvia hebben wij de bewaartermijnen ingericht conform de geldende richtlijnen vanuit de AVG. Hiermee bewaren wij de gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk en sluiten wij aan bij de grondslag en doel van de verwerking die wij uitvoeren.
In de inrichting van Onvia Verzuim hebben we alles zo ingericht voor de dienstverlening voor jou als werkgever dat wij dit conform de AVG kunnen uitvoeren.
Onvia is gekoppeld aan een medische blacklist. De invoer van medische termen in het verzuimdossier van de werknemer is conform de AVG niet meer toegestaan. Indien je een medische term gebruikt is het niet toegestaan om de data op te slaan. Je dient in je bewoordingen géén informatie over de medische achtergrond van het verzuim van de medewerker vast te leggen.
De verzekeraar heeft géén toegang tot Onvia. Je voert de benodigde informatie t.b.v. de verzekeraar in Verzekeringsinzicht van Felison in en/of levert deze zelfstandig via bv de arborapportage van Onvia aan bij de verzekeraar.
Vanaf 14 oktober 2020 wordt je bij het inloggen op de verzuimapp Promiss gevraagd om je telefoonnummer op te geven. Dit is een extra controlestap om de veiligheid van de privacy-gevoelige informatie te vergroten. Het telefoonnummer dat je hiervoor opgeeft wordt alleen gebruikt voor de login functionaliteit en NIET om contact met je op te nemen. Het telefoonnummer is ook niet zichtbaar voor het Capability personeel. Alleen jij zelf kan het telefoonnummer aanpassen in de Promis app. Dat kun je als volgt doen:
De Promis verzuim app wordt gebruikt door casemanagers om de gegevens over ziekmeldingen te beheren. De data hierbinnen is privacy-gevoelig en de beveiliging hiervan vraagt om de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Vanaf 14 oktober 2020 wordt er een extra stap gezet bij het inloggen. Dit doen we om de veiligheid te vergroten.
Alleen een passcode per email is vanaf dan niet (meer) voldoende. Je krijgt ook een unieke code per SMS. Zonder het invoeren van een geldig telefoonnummer kan de app dan gebruikt worden. Het telefoonnummer wordt alleen gebruikt voor de passcode verificatie en niet voor overige communicatie met de casemanagers. Een casemanager kan het telefoonnummer zelf aanpassen als hij of zij is inlogt in de app.
Die sms kun je alleen ontvangen als wij over je mobiele telefoonnummer beschikken. De eerste keer dat je inlogt zal er dan ook een pop-up komen waarin we je om dit telefoonnummer vragen. Het door jou opgegeven mobiele telefoonnummer wordt uitsluitend voor de inlog verificatie, niet om contact met je op te nemen door medewerkers van Capability.
Tip: Ben je je e-mail login kwijt voor Promis? Neem dan contact op via het contactformulier op onze website.
Qragt is een platform voor Werkend Nederland. Door het aanmaken van een account krijgen medewerkers toegang tot het Qragt platform. Het Qragt platform helpt bij de uitdagingen van medewerkers die zich veelal afspelen in de privésfeer. Uitdagingen die de werk-privé balans verstoren, stress verhogend werken en vaak leiden tot zichtbaar (en onzichtbaar) verzuim in organisaties. Qragt nodigt ze uit om 2 keer per jaar een balanstest te doen. Daarmee leren ze zichzelf nog beter kennen en de rapportage plus het platform helpt ze om de aanbevelingen toe te gaan passen. Qragt biedt op basis van de balanstest dienstverlening aan gericht op het voorkomen van uitval en/of het versnellen van herstel. Dit op basis van ruim 30 jaar kennis en ervaring in arbodienstverlening en re-integratie.
De Qragt Balanstest en de daaruit voortkomende tips zijn gratis. Vanuit de Balanstest geven we medewerkers daarnaast ook advies over activiteiten die zij kunnen inzetten om op korte termijn gesignaleerde problemen op te lossen. Dat zijn veelal korte of middellange interventies. Aan deze activiteiten zijn soms kosten verbonden, maar Qragt heeft ervoor gezorgd dat de prijs geen drempel hoeft te zijn om er gebruik van te maken. Het kan bijvoorbeeld ook een interventie betreffen die vanuit de basisverzekering vergoed wordt, zoals bij de Gecombineerde Leefstijl Interventies het geval is. Wanneer er sprake is van kosten kan een medewerker er voor kiezen om het zelf te betalen of om de aanbevolen activiteiten aan zijn/haar werkgever voor te leggen.
Mijn Capability is het selfservice portaal van Capability voor haar Relaties. Wij zijn van mening dat u als Relatie van Capability de meeste zaken die betrekking hebben op uw Arbo overeenkomst met Capability zelf moet kunnen regelen. Zo bent en blijft u in controle over de wijze waarop u met samen met Capability werkt aan de duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Wat kunt u allemaal regelen in Mijn Capability?
Het grote voordeel van Mijn Capability is dat u alles met betrekking tot uw samenwerking met ons op één plek bij de hand heeft en houdt. Zo hoeft u niet meer te mailen met ons en loopt u geen risico dat u zaken uit het oog verliest.
Er ontstaat regelmatig onduidelijkheid over het feit dat onze Relaties gebruik moeten maken van verschillende systemen in de samenwerking met ons. Wij begrijpen dat het soms verwarrend is maar we leggen u graag uit hoe dit komt.
Sinds de invoering van AVG (wet bescherming persoonsgegevens) is een zogeheten positieve registratie (het beheren van persoonsgegevens door in dit geval de Arbodienst) niet meer toegestaan. In het verleden werden alle personeelsgegevens van onze Relaties opgenomen in Promis, ons verzuimvolg- en registratiesysteem. Zo kon u eenvoudig en snel een verzuimmelding via de Verzuimapp doen. Dat mag dus niet meer sinds de AVG. Waar zijn beide systemen dan voor:
Voor beide systemen is een aparte inlog beschikbaar en noodzakelijk. Dat is soms lastig maar helaas noodzakelijk.
Niet voor alle medewerkers heeft u een wettelijke arboverplichting. Voor medewerkers waarvoor dat niet van toepassing is, bent u geen abonnementskosten verschuldigd. Deze hoeft u dan ook niet op te geven als wij u vragen om een opgave te doen van de in- en uit dienst getreden medewerkers. De uitgezonderde medewerkers zijn:
Als u van mening bent dat u bij aanvang van en kalenderjaar een te hoge abonnementsfactuur hebt ontvangen (rekening houdende met bovenstaande voorwaarden) dan kunt u een verzoek indienen om het aantal medewerkers waarvoor u abonnementskosten betaald terug te brengen. In dat geval dient u wel voldoende bewijsmateriaal te overleggen (u zal dit moeten uploaden in Mijn Capability) zodat wij snel een beslissing kunnen nemen. Wij accepteren:
Namen van medewerkers mogen zwart gemaakt zijn. Ten overvloede nogmaals dat de verzamelloonstaat binnen Mijn Capability dient te worden geüpload.
Dat is, ook tussentijds, mogelijk. Daarvoor gelden echter wel enkele voorwaarden.
Houd u er verder rekening mee dat Capability geen abonnementsgelden crediteert voor medewerkers die gedurende het kalenderjaar uit dienst getreden zijn.
Hogeweg 3
5301 LB Zaltbommel
Postbus 314
5300 AH Zaltbommel
