Veelgestelde vragen
Capability, de arbodienst van aandacht & actie
Waarmee kunnen we je helpen?
Vind je antwoord
Algemeen
Ben je aangesloten bij Capability? Dan vragen we je om de ziekmelding te registreren in XpertSuite, ons verzuimsysteem. Wanneer je verzekerd bent via Aegon of Felison, vragen we je om de ziekmelding in het verzuimportaal van de verzekeraar te registreren. Wij gaan vervolgens aan de slag met de overeengekomen opvolging.
Wanneer er iets niet naar wens verloopt, vragen we je dit te bespreken met de betrokken accountmanager of verzuimmanager. Waar we met aandacht & actie ervoor zorgen dat onze samenwerking optimaal verloopt. Daarnaast kun je jouw vragen ook stellen via relatiebeheer@capability.nl.
Vervelend te horen dat u niet tevreden bent en een klacht wil indienen. Dit kan uiteraard via onze Klachtenregeling. We nemen dit dan zo snel als mogelijk in behandeling en houden u op de hoogte over de voortgang.
Overeenkomst
Je neemt gemakkelijk een Capability-abonnement af via onze website. Als je eerst meer informatie wil of vragen wil stellen, dien je een aanvraag in via deze link.
Het wijzigen van een abonnement kan altijd. Je dient hiervoor eenvoudig een verzoek in binnen ‘Mijn Capability’ door een bericht te versturen of neemt contact op met je accountmanager.
In de praktijk komt het voor dat niet alle medewerkers aangesloten hoeven te worden bij Capability. Er zijn namelijk medewerkers waarbij je geen wettelijke arbo-verplichting hebt en er dan ook geen abonnementskosten in rekening gebracht worden. Deze medewerkers hoef je ook niet op te geven wanneer wij vragen of je een overzicht van in- en uitdiensttreding van medewerkers aan te leveren.
Dit zijn de uitgezonderde medewerkers:
- Medewerkers die beschikken over een nog lopende (maximaal 5 jaar na indiensttreding) No-Riskpolis die is verstrekt door het UWV.
- Verschillende doelgroepen hebben recht op of komen in aanmerking voor een No-Riskpolis.
- Medewerkers die de AOW-gerechtigde pensioenleeftijd hebben bereikt en nog bij je in dienst zijn.
- Stagiairs met een stageovereenkomst. Let op: dit betreffen stagiairs zonder arbeidsovereenkomst. Denk bijvoorbeeld aan: studenten die een duale leerweg volgen waarbij ze een arbeidsovereenkomst hebben, deze zijn niet uitgezonderd.
Wanneer de situatie zich voordoet dat je geen medewerkers meer in dienst hebt, is het mogelijk het abonnement met Capability op te zeggen. Je kunt hiervoor een reguliere opzegging indienen of opzeggen wegens geen personeel meer in dienst. In het laatste geval vragen we je documentatie aan te leveren waaruit dit blijkt. Hierdoor kunnen we de opzegging buiten de contractuele voorwaarden rechtvaardigen. Upload de een van de volgende documenten in ‘Mijn Capability’:
- Mededeling intrekking loonheffing (Belastingdienst);
- Nihil loonaangiftes van de afgelopen 3 maanden.
Wanneer je bedrijf niet meer actief is kan het abonnement met Capability uiteraard opgezegd worden. Hiervoor zijn 2 opties: opzeggen wegens overname of bedrijfsbeëindiging of een reguliere opzegging indienen. Als je ervoor kiest om op te zeggen vanwege overname of bedrijfsbeëindiging ontvangen we graag documentatie zoals het uittreksel KvK en/of bewijs van overname. Deze documentatie toont aan dat beëindiging van de overeenkomst buiten de contractuele voorwaarden gerechtvaardigd is.
Weet je zeker dat je jouw Capability-abonnement wil opzeggen? We vinden het jammer als je gaat, maar dit regel je eenvoudig in ‘Mijn Capability’ onder ‘Mijn Contract.’
Facturatie
Dit is een type factuur die we versturen op het moment dat er een verrichting is uitgevoerd die niet binnen je afgenomen pakket is inbegrepen. Je downloadt de specificaties van deze factuur eenvoudig in ‘Mijn Capability.’ Deze specificaties zijn niet in de factuur zelf vermeld omwille van de AVG-wetgeving.
Een factuur die begint met een 2 is een aanvullende abonnementsfactuur die wordt gestuurd naar aanleiding van de kwartaalopgave die je hebt ingevuld. Je ontvangt deze factuur wanneer er nieuwe medewerkers in dienst zijn getreden. Download de specificaties van de factuur in ‘Mijn Capability.’
Wanneer er een interventie is ingezet of er een handmatige factuur verstuurd wordt vanuit onze organisatie, gaat het vaak over een incidentele factuur. De specificaties van de factuur download je in ‘Mijn Capability.’
Facturen die beginnen met een 6 kenmerken een abonnementsfactuur. Je ontvangt deze factuur aan het begin van het jaar of bij de start van de dienstverlening.
Wanneer je niet direct kunt plaatsen waarom een factuur verstuurd is of hoe de inhoud tot stand is gekomen, raden we aan een bericht te sturen via ‘Mijn Capability.’ Uiteraard is het mogelijk een creditverzoek in te dienen bij ‘Mijn Facturen’ in ‘Mijn Capability.’ Klik in dat geval op de 3 puntjes.
Ieder kwartaal geef jij als werkgever door hoeveel medewerkers er in dienst zijn. Wanneer dit aantal niet klopt, kun je een verzoek tot wijziging indienen via ‘Mijn Capability’ en hierbij de juiste documentatie toevoegen. Deze documentatie hebben we nodig om de gegevens en eventuele facturen aan te passen. Je kunt bijvoorbeeld een verzamelloonstaat van de betreffende periode aanleveren, inclusief alle medewerkers en in- en uitdiensttredingsdata.
Capability hanteert jaarlijkse tarieven. Volgens de contractuele voorwaarden mogen de tarieven jaarlijks geïndexeerd worden. Voorafgaand aan het aankomende jaar informeren we alle relaties hierover. Mocht dit niet correct zijn, kun je een creditverzoek indienen.
Het instellen van een automatische incasso regel je eenvoudig zelf. Ga naar ‘Mijn Capability’ en stel dit in onder het tabblad ‘Mijn contract’. De automatische incasso zal geldig zijn voor alle toekomstige facturen (en dus niet met terugwerkende kracht).
Verzuimverzekering & Capability
Je kunt dit zelf aanvragen door contact op te nemen met je verzekeraar. Wanneer je beide partijen toestemming geeft, wordt de koppeling tussen jouw verzekeraar en Capability gemaakt. Zodra de koppeling gerealiseerd is, hoef je enkel nog nieuwe verzuimmeldingen van medewerkers te registreren in Verzuimsignaal (voor A.S.R.) of Verkeringsinzicht (voor Felison). De verzuimopvolging vindt vervolgens plaats in XpertSuite.
Als de verzuimverzekering bij A.S.R. of Felison is opgezegd, betekent dit niet automatisch dat de overeenkomst met Capability ook beëindigd is. Dit abonnement blijft van kracht, inclusief de bijbehorende contractuele en algemene voorwaarden.
Om dit te checken stel je eenvoudig deze vraag in ‘Mijn Capability’ of neem direct contact op met relatiebeheer.
Mijn Capability
Wanneer je een Capability-abonnement afsluit, vind je binnen ‘Mijn Capability’ alle administratie over je overeenkomst met Capability. In dit portaal vind je onder meer: je overeenkomst, facturen, bedrijfsgegevens en kun je communicatie met Capability beheren.
Vraag gemakkelijk een account aan voor ‘Mijn Capability’ door je contactgegevens, functie en bedrijfsnaam te mailen naar: relatiebeheer@capability.nl.
Wanneer je jouw ‘Mijn Capability’ account wil activeren, open je de mail die je hierover ontvangt vanuit Capability. Doorloop de 5 stappen die in de mail beschreven staan en je kunt vervolgens inloggen op ‘Mijn Capability.’
Het kan de beste overkomen: je wachtwoord vergeten. Geen paniek! Klik in het inlogscherm op ‘Wachtwoord vergeten’ en je kunt een nieuw wachtwoord aanmaken.
Wij hechten veel waarde aan veiligheid en privacy, vandaar dat we in het kader van AVG werken met een 2-factor authenticatie.
Onze dienstverlening bieden we aan op basis van een abonnementsprijs per medewerker, vandaar dat het belangrijk is alle data actueel te houden. Je betaalt een abonnementsvergoeding voor alle medewerkers die in enig jaar in dienst zijn geweest. Aangezien er gedurende het jaar wijzigingen plaatsvinden in het personeelsbestand, is het verplicht ieder kwartaal een kwartaalopgave te doen.
Wanneer er nieuwe medewerkers in dienst treden, worden deze pas vanaf het daaropvolgende kwartaal meegenomen in de betalingen. Je hoeft hierbij dus geen volledige jaarlijkse abonnementskosten af te dragen. Treedt er een medewerker uit dienst gedurende het jaar? Dan brengen we wel de jaarlijkse kosten in rekening. Dit om de abonnementskosten beheersbaar te houden voor alle aangesloten werkgevers. Vanuit de abonnementsgelden zet Capability alle noodzakelijke activiteiten in om verzuimende medewerkers zo snel als mogelijk weer terug te laten keren in het werk.
Elke kwartaalaangifte vragen we bij je uit of er wijzigingen zijn in het aantal medewerkers dat actief is binnen je organisatie het afgelopen kwartaal. Wanneer er geen wijzigingen zijn vul je het cijfer 0 in.
In andere gevallen vul je in het 1ste veld het aantal medewerkers in dienst in, in het 2de veld noteer je het aantal uit dienst getreden medewerkers.
Het kan natuurlijk gebeuren dat je een verkeerd aantal doorgeeft. Geen probleem! Je kunt dit eenvoudig herstellen door een bericht te plaatsen in ‘Mijn Capability’ met bijbehorende documentatie. Dit hebben we nodig om gegevens en eventuele facturen aan te passen. Lever in ‘Mijn Capability’ de verzamelloonstaat van de betreffende periode aan, met hierin alle medewerkers en hun in- en uitdiensttredingsdatum.
XpertSuite
Inloggen bij XpertSuite gaat eenvoudig via: https://login.xpertsuite.nl/Account/LogOn. Of log in via onze website: www.capability.nl.
Log je in voor de 1ste keer? Dan ontvang je een mail met een activatielink. Klik op deze link en activeer je account. Vervolgens vragen we je een wachtwoord aan te maken en 2-factor-authenticatie in te stellen. Kies een van de opties: een SMS-code ontvangen, een authenticator-app (zoals Google Authenticator) gebruiken of YubiKey-code. Nadat je deze stappen hebt doorlopen kun je inloggen op XpertSuite.
Veiligheid en privacy zijn 2 belangrijke pijlers voor onze organisatie. Vandaar dat we, in het kader van AVG-wetgeving, een extra beveiliging hebben ingebouwd bij het inlogproces. 2-staps-verificatie is een veelgebruikte methode om dit te borgen.
Heb je de gebruikersinstructie van XpertSuite al gelezen? Je vindt deze hier: https://capability.nl/contact/handleidingen/. Daar leggen we haarfijn uit hoe het werkt. Daarnaast kun je vragen altijd stellen aan je verzuimmanager via DialoogXpert. Onze collega’s zijn ook bereikbaar op: 088-0450100 of functioneel.beheer@capability.nl.
Stuur een mail naar xs-helpdesk@capability.nl en vraag je inloggegevens op.
Wanneer je ingelogd bent in XpertSuite zie je in het startscherm direct een overzicht van alle lopende trajecten. Klik op de naam van de betreffende medewerker en het verzuimdossier wordt geopend. In het tabblad ‘Taken’ zie je vervolgens de lopende trajecten van de medewerker. Meer informatie hierover vind je in de handleiding ‘Trajectendossier’.
Binnen de omgeving van XpertSuite zie je rechtsboven de knoppen ‘Ziek’ en ‘Herstel’ staan. Klik hierop en je kun je verzuimmelding of herstelmelding invoeren.
Let op, er zijn 2 uitzonderingen:
- Je organisatie heeft een koppeling tussen het HR-systeem en XpertSuite. Voer dan alle meldingen in het HR-systeem in. Dit wordt vervolgens automatisch doorgevoerd in XpertSuite.
- Ben je verzekerd via Aegon of Felison? Voer dan alle verzuimmeldingen in via Verzuimsignaal (Aegon) of Verzekeringsinzicht (Felison). Deze meldingen worden via een koppeling doorgevoerd in XpertSuite.
Je kunt eenvoudig medewerkers toevoegen aan of verwijderen uit XpertSuite. Op het startscherm zie je het tabblad ‘Organisatie’. Bekijk ook de handleiding ‘Medewerker toevoegen, wijzigen en uit dienst melden.’ Je vindt deze hier: https://capability.nl/contact/handleidingen/.
Wanneer je een medewerker aanmeldt in XpertSuite, wordt er automatisch een werknemersdossier aangemaakt. In dit dossier vind je alle gegevens van de medewerker terug, zoals contactgegevens, dienstverbandgegevens en een overzicht van verzuimtrajecten.
Je vindt een medewerkersdossier eenvoudig terug op het startscherm bij ‘Dossier zoeken.’ Voer de naam in van de medewerker of zoek via de optie ‘Laatst bezocht.’ Zie ook de handleiding ‘Startpagina.’
De dialoogfunctie biedt uitkomst om veilig en afgeschermd te communiceren met je verzuimmanager. Je vindt deze functie onder de optie ‘Berichten’ in het betreffende medewerkersdossier.
Wil je een nieuwe dialoog starten? Vul alle gevraagde gegevens in en klik op ‘Start dialoog.’ De opgegeven medewerkers krijgen dan een melding om zich aan te melden. Zie ook de handleiding ‘Dialoog Xpert’.
De DataKluis binnen XpertSuite is ontwikkeld om alle gegevens op één centrale, veilige plek op te slaan. Van daaruit worden gegevens, indien nodig, gedeeld met ketenpartners. Dit is altijd in lijn met de actuele wet- en regelgeving en is een duurzame oplossing ter ondersteuning van het proces van verzuimdienstverlening.
Door middel van de DataKluis kan iedere gebruiker in XpertSuite alleen medewerkers zien met een zorgvraag. Dit voldoet aan de eisen van de AVG. Zonder toegang tot de DataKluis kan je geen medewerkers toevoegen. Mocht je wel medewerkers zonder zorgvraag willen inzien of medewerkers in het systeem willen toevoegen, heb je toestemming nodig van de aangewezen DataKluis-beheerder.
Voor alsnog is alle communicatie in de DataKluis enkel beschikbaar in het Nederlands.
Zodra de verwerkersovereenkomst is geaccordeerd, activeren we de DataKluis. Alle medewerker gegevens worden op dit moment automatisch geëxporteerd vanuit XpertSuite naar de DataKluis. Daarna schonen we de XpertSuite-database van de dienstverlener op. Dit houdt in dat NAW-gegevens en Burgerservicenummers van medewerkers zonder trajecten, afspraken of documenten verwijderd worden.
Kort gezegd: alle gegevens die binnen de privacy van de medewerker vallen worden niet meer getoond. Denk aan: BSN, naam, adres, woonplaats, telefoonnummers, e-mailadressen en bankrekeningnummers. Overige gegevens blijven dus wel inzichtelijk, zoals functie, afdeling en aantal werkzame uren.
Ja, je werkgever mag jouw Burgerservicenummer (BSN) doorgeven aan de arbodienst en/of bedrijfsarts. Wil je hierover meer weten? Bekijk de website van de Autoriteit Personeelsgegevens.
Ja dat klopt. De gegeven zijn anoniem, omdat de boomstructuur ook inzichtelijk is voor de verzuimmanagers van Capability. Standaard wordt alleen het personeelsnummer getoond. Op het moment dat er een ziekmelding is gedaan, zullen ook de overige gegevens inzichtelijke worden, zodat we aan de slag kunnen.
We vragen de gebruikers van XpertSuite binnen de organisatie van de werkgever altijd om de verwerkersovereenkomst te laten ondertekenen door een bevoegd persoon binnen de eigen organisatie. Dat is gebruikelijk en juridisch geaccepteerd.
De verwerkersovereenkomst dient ondertekend te worden door een bevoegd persoon binnen de organisatie. Zodra dit gerealiseerd is, hebben alle geautoriseerde gebruikers van de klant toegang tot de gegevens uit de DataKluis.
We horen graag van je
Kennismaken? Een vraag stellen of op zoek naar advies?
We helpen je graag op weg.