Capability zet regelmatig een gecertificeerde vertrouwenspersoon in. Karin Dalm, vertrouwenspersoon van IHTOM B.V., stelt dat het met regelmaat voorkomt dat organisaties nog geen beleid hebben om ongewenste omgangsvormen op de juiste manier te adresseren.
Zelfs in de beste bedrijven komt ongewenst gedrag op de werkvloer voor. Dat steken we niet onder stoelen of banken. Conflicten, intimidatie of grensoverschrijdend gedrag kunnen zich afspelen op elke werkvloer. Karin: “Veel bedrijven hebben een gedragscode opgesteld waar de aandacht ligt op een clean desk policy en het verbieden van alcohol en drugsgebruik. Maar dat zegt niets over hoe je omgaat met elkaar, daar is een omgangsbeleid voor. Een omgangsbeleid opstellen begint bij bewustzijn creëren van hoe je met elkaar om wilt gaan. Wat normaal is, dat kan afhankelijk van de cultuur in een organisatie verschillen. Een voorbeeld is de aanspreekcultuur. Is deze formeel, spreek je elkaar bij de voornaam aan of is het gebruikelijk om elkaar met bijnamen aan te spreken? Denk daar over na, praat daar over met elkaar. Zo krijgt het omgangsbeleid vorm en draagvlak binnen de organisatie. Ook leg je vast waar iemand terecht kan en welke stappen er ondernomen worden als er sprake is van agressie, intimidatie, pesten of discriminatie”.
Het is belangrijk dat een medewerker die grensoverschrijdend of ongewenst gedrag ervaart weet waar hij of zij terecht kan met zijn of haar verhaal. Een medewerker moet daar met een onafhankelijke persoon of partij in vertrouwen over kunnen praten.
Een vertrouwenspersoon is er in de eerste plaats om een medewerker mentaal te begeleiden en te ondersteunen. Indien gewenst ondersteunt de vertrouwenspersoon de medewerker bij het vinden van een oplossing. De vertrouwenspersoon heeft uitsluitend een ondersteunende en informerende rol. Hij of zij signaleert knelpunten en ontwikkelingen aangaande ongewenst gedrag op het werk en adviseert (gevraagd en ongevraagd) de directie over beleid op dit terrein. Uiteraard met inachtneming van de vertrouwelijkheid ten aanzien van personen. Karin: “Zodra er écht iets aan de hand is in een organisatie kun je terugvallen op het omgangsbeleid. Daarin staat beschreven hoe een medewerker melding kan doen en indien nodig op welke wijze er een klachtencommissie moet worden aangesteld. Het beleid biedt ook context en zicht op de cultuur van het bedrijf”.
De geschetste voorgevallen situaties bij The Voice of Holland zijn, mits waar, schrijnend te noemen. Een van de conclusies in de uitzending van BOOS was dat de daarvoor bestemde loketten binnen The Voice of Holland niet gevonden werden door de slachtoffers. Karin: “Een vertrouwenspersoon dient onafhankelijk te zijn en zorgvuldig te werken. Een vertrouwenspersoon kent een geheimhoudingsplicht wat inhoudt dat men hem of haar vertelt niet met anderen gedeeld wordt. Indien dat nodig is kan de vertrouwenspersoon zich beroepen op het verschoningsrecht. Dat betekent dat vragen die de vertrouwelijkheid raken niet beantwoord hoeven worden. Het is van belang dat de vertrouwenspersoon bekend is en continu onder de aandacht gebracht wordt binnen de organisatie. Zorg er daarnaast voor dat er een cultuur ontstaat waarbij mensen zich uit durven spreken over ongewenst gedrag. Dan verankert het echt binnen de organisatie en maakt het meer dan een vinkje op een checklist”.
Werkgevers hebben de verantwoordelijkheid om een veilige en gezonde werkomgeving te creëren voor medewerkers. Uit onderzoek van TNO blijkt dat 13% van de medewerkers in Nederland ongewenst gedrag ervaart vanuit leidinggevenden of collega’s. Dat toont aan dat het voorval bij TVOH niet op zichzelf staat. Karin: “Het is een maatschappelijk probleem, maar de recente gebeurtenissen tonen aan dat er behoefte is aan begrenzing van omgangsvormen. Jarenlang hebben veel werkgevers de zaak afgedaan met een vertrouwenspersoon op papier, om het proces af te dichten. Nu is het tijd om daadwerkelijk het omgangsbeleid en de vertrouwenspersoon te integreren binnen de organisatie”.
