Huidige werkwijze
Tot op heden vroegen wij aan het einde van ieder jaar de in en uit dienst getreden medewerkers op van dat jaar. In de huidige situatie betekent dit dat wanneer een medewerker bijvoorbeeld per 1 april 2021 in dienst treedt, deze voor het volledige jaar in rekening werd gebracht. Gaan er medewerkers die al in rekening zijn gebracht uit dienst, dan volgt geen restitutie. Deze methode was erop gericht om de abonnementsprijzen voor al onze relaties op een aanvaardbaar niveau te houden. De abonnementskosten van onze arbodienstverlening zijn namelijk gestoeld op het collectiviteitsbeginsel. Al onze relaties tezamen brengen met het totaal in rekening gebrachte bedrag aan abonnementskosten de lasten op van de dienstverlening die in geval van verzuim moet worden ingezet voor de medewerkers. De kosten van een individueel verzuimtraject zijn namelijk vele malen hoger dan het voor een betreffende medewerkers in rekening gebrachte abonnementsbedrag.
Wat gaat er veranderen?
We hebben besloten onze werkwijze te verbeteren. Met ingang van 2021 gaan wij onze relaties ieder kwartaal vragen om de in- en uitstroom van medewerkers aan ons door te geven. Dat kan eenvoudig via Mijn Capability. De in een kwartaal in dienst getreden medewerkers worden vervolgens in rekening gebracht vanaf het daaropvolgende kwartaal tot het einde van het jaar. Dat zorgt ervoor dat relaties niet langer een volledig jaar betalen voor mensen die gedurende het jaar in dienst zijn getreden. En veelal krijgen ze op deze manier zelfs 1 of 2 maanden cadeau. Hoe het precies werkt, blijkt uit onderstaand rekenvoorbeeld:
Rekenvoorbeeld
Stel u bent klant bij ons en uw organisatie is in 2021 het jaar gestart met 3 medewerkers in dienst. Hiervoor heeft u begin januari een factuur ontvangen voor geheel 2021.
In het eerste kwartaal van 2021 is op 1 februari 1 nieuwe medewerker gestart en er is niemand uit dienst gegaan.
U ontvangt dan van ons een factuur voor de in dienst getreden medewerker voor de periode van 1 april 2021 tot en met 31 december 2021.
Voor het eerste kwartaal bent u ons geen abonnementskosten verschuldigd ook al is de medewerker al op 1 februari in dienst getreden.
Hiermee krijgt u in principe een voordeel van 2 maanden.
Aangepaste werkwijze
Binnen Mijn Capability kan men de in- en uitdiensttredingen ieder kwartaal bijhouden. De "plussen en minnen" gedurende het jaar vormen uiteindelijk bij de start van het nieuwe abonnementsjaar het uitgangspunt voor de jaarfactuur die onze relaties begin januari 2022 ontvangen. Capability geeft met deze aangepaste werkwijze nog steeds geen restitutie op de reeds in rekening gebrachte abonnementskosten bij uitdiensttreding. Dat blijft zo om, zoals gezegd, de collectieve abonnementskosten acceptabel te houden. Maar met de voorgenoemde aanpassing zijn wij ervan overtuigd dat we tegemoetkomen aan de veel geuite wens van onze relaties.
Wij doen een klemmend beroep op een ieder om de kwartaalopgave naar eer en geweten in te voeren. Hiermee helpen we elkaar om zo de abonnementskosten per medewerker beheersbaar te houden. Verdere informatie over de nieuwe werkwijze is te vinden bij onze Veelgestelde Vragen. En mocht uw vraag daar niet tussen staan dan kunt u deze ook stellen via Mijn Capability.
