Verzuim in het MKB: je wilt ontzorgd worden, maar niet losgelaten

Een ondernemer met tien medewerkers heeft geen HR-afdeling, geen verzuimcoördinator en zeker geen tijd om zich te specialiseren in de Wet verbetering poortwachter. Dus als iemand zich ziekmeldt, begint er iets te schuiven. De planning van morgen, het project bij de klant of de collega’s die het moeten opvangen. En ondertussen tikt de klok, want een verkeerd ingericht verzuimdossier of een gemiste stap in het protocol kan later in het proces uitmonden in een loonsanctie.

“Dat is wat we elke dag terugzien,” zegt Denise van Schie, Sector Manager MKB bij Capability. “De impact van verzuim in het mkb is altijd groter dan de cijfers doen vermoeden. En de kennis om dat goed te regelen is vaak niet in huis.”

Verzuimmanager Patricia Stolk herkent dat uit haar dagelijkse praktijk: “Veel MKB-klanten die ik spreek, zijn kleine bedrijven waar verzuim simpelweg geen dagelijks aandachtspunt is. En ze zijn vaak ook niet op de hoogte van wet- en regelgeving. Ik krijg vragen over het invullen van een plan van aanpak, over wat aangepast werk inhoudt en over hoe je iemand weer aan het werk krijgt. Simpelweg omdat ze zelf geen tijd hebben dit uit te zoeken.”

Ontzorgen betekent niet overnemen

Enerzijds willen MKB’ers ontzorgd worden, maar idealiter ook grip behouden. Denise legt het duidelijk uit: “In de praktijk zien we dat ondernemers vaak hopen dat ze met de ziekmelding klaar zijn. Capability regelt de rest. Maar zo werkt het niet. Alle partijen hebben een verantwoordelijkheid en de werkgeversverantwoordelijkheid ligt wettelijk bij de ondernemer. Wij kunnen en willen die verantwoordelijkheid niet overnemen, maar maken het wel concreet. We begeleiden de ondernemer stap voor stap door wat hij zelf moet doen. Door duidelijke terugkoppelingen, een systeem dat de werkgever een seintje geeft wanneer er een werkgeverstaak is en een verzuimmanager als aanspreekpunt bij vragen.”

Patricia merkt het in veel eerste gesprekken. “Wij moeten vaak uitleggen welke verantwoordelijkheid bij de werkgever ligt, welke bij de medewerker en welke bij ons. In feite kan ik een dossier alleen goed opbouwen als de werkgever ook zijn deel oppakt: tijdig ziekmelden, deelherstel doorgeven en het juiste gesprek met zijn medewerker voeren.”

In deze korte video leggen we precies uit welke verantwoordelijkheden bij de werkgever liggen en welke bij de arbodienst.

De werkgever blijft betrokken, ook tijdens het traject

Op vaste momenten in het verzuimproces, stuurt Capability een vragenlijst naar de werkgever. “We vragen onder meer hoe het contact met de medewerker verloopt, hoeveel uur hij of zij weer werkt in eigen of aangepast werk en welke vragen er liggen voor het volgende contactmoment met de verzuimmanager,” licht Denise toe. “Dat doen we om de werkgeversrol gedurende het traject actief te houden. We gebruiken de antwoorden in het traject. Met zijn drieën maak je het verschil: werkgever, werknemer en wij als arbodienst.
Daarvoor is het belangrijk dat we samenwerken en het volledige beeld krijgen.”

Aandacht en actie: geen contact zonder vervolgstap

Naast die actieve betrokkenheid van de werkgever, vat Denise de kern van de werkwijze samen in twee woorden: aandacht en actie. “Aandacht betekent dat we vaker contact hebben dan de wet voorschrijft. Spreek je iemand één keer per zes weken dan heb je minder impact op het proces. Spreek je diezelfde persoon elke vier of vijf weken, dan kun je invloed uitoefenen en zaadjes planten waar je de volgende keer mee verdergaat. Begeleiden in plaats van afvinken. Maar aandacht is ook wat er ín zo’n gesprek gebeurt: echt luisteren en boven tafel krijgen wat iemand daadwerkelijk tegenhoudt om weer te gaan werken. Dat is niet altijd de zichtbare klacht. Soms zit het in de thuissituatie, in financiële druk of in verslavingsproblematiek. Daar kom je alleen achter als je de tijd neemt om door te vragen.”

En dat aandacht alleen niet genoeg is, voelt Patricia in haar gesprekken met werkgevers. “Wij zijn voor werkgevers toegankelijk voor advies en begeleiding. We plannen een overleg en bespreken welke stappen er gezet moeten worden. En daar koppel ik concrete acties aan en waar nodig zetten we in het verzuimproces gerichte interventies in om een duurzaam herstel te bevorderen.”

Taakdelegatie: snelheid en een vast gezicht

Denise: “Bij ons werkt de verzuimmanager onder de taakdelegatie van de bedrijfsarts. Dat betekent dat we vaak snel schakelen, zonder dat je weken moet wachten op een spreekuur. Of het nu gaat om een vraag over een interventie, een aanpassing in het plan van aanpak of een second opinion van de bedrijfsarts: voor de ondernemer is de verzuimmanager het vaste gezicht en degene die het dossier kent.”

Een gestructureerd verzuimsysteem

Bij veel MKB’ers leeft de reflex om te willen bellen om snel iets te vragen. Begrijpelijk, maar niet altijd de beste route, want de verzuimmanagers zitten een groot gedeelte van de dag in spreekuur. “Los van de contacten op vaste momenten, vragen we werkgevers hun vragen te stellen via XpertSuite, ons systeem,” vertelt Denise. “Met een duidelijke reden: de vraag en het antwoord staan direct in het dossier, de privacy is geborgd, de voortgang is inzichtelijk en de verzuimmanager reageert snel met een inhoudelijk correct antwoord. Als telefonisch overleg gewenst is, plannen we dat natuurlijk in.”

Voor de werkgever betekent dat: geen frustratie van een telefoon die niet altijd opgenomen wordt, geen vragen die ergens blijven hangen en een verzuimmanager die op het moment van antwoorden ook écht het juiste dossier voor zich heeft en de tijd om er goed naar te kijken. “Een werkwijze waar een MKB-ondernemer veel aan heeft,” besluit Denise.

Dat de werkwijze in de praktijk werkt, blijkt uit de ervaringen van langdurige klanten. In dit verhaal van onze klant BQA Consultancy, over de inmiddels 15-jarige samenwerking met Capability, lees je onder meer hoe het werken via XpertSuite in de praktijk uitpakt.