Goed geregeld, zodat wij ons kunnen richten op wat telt

Verzuim is nooit prettig. Niet voor de medewerker, maar ook niet voor de werkgever. Maar als de begeleiding klopt, hoeft verzuim geen hoofdpijndossier te worden. Bij BQA Consultancy weten ze dat uit eigen ervaring. Al meer dan vijftien jaar werkt het IT-consultancybedrijf samen met Capability. En in die tijd zijn ook de complexe dossiers goed afgehandeld: strak op het proces, met oog voor de mens en zonder dat BQA Consultancy er zelf volledig in moest duiken.

Winand van Drenth, Managing Director van BQA Consultancy, vertelt over vijftien jaar ontzorging, twee WIA-trajecten en waarom vertrouwen de basis is van elke goede samenwerking.

Kwaliteit als fundament

BQA Consultancy staat voor ‘Be Quality Aware’, een naam die bewust is gekozen. Het bedrijf levert gespecialiseerde consultants op het gebied van quality assurance, softwaretesten, testmanagement en data engineering. Inmiddels bestaat het team uit bijna vijftig professionals, verspreid over meerdere regio’s in Nederland.

“In twintig jaar tijd groeiden we van een kleine startup tot een volwassen organisatie met een duidelijke cultuur,” zegt Winand. “Werkgeluk staat hoog in het vaandel, kwaliteitsdenken zit in ons DNA. Dat vertaalt zich naar hoe we met mensen omgaan. Medewerkers zijn hier absoluut geen nummers. De lijnen zijn kort en de betrokkenheid is groot.”

Juist die mensgerichte aanpak maakt dat BQA Consultancy hoge eisen stelt aan de partners waarmee het samenwerkt. Zeker als het gaat om iets gevoeligs als ziekte en verzuim.

Vijftig medewerkers, grote verantwoordelijkheid

Gelukkig heeft BQA Consultancy weinig te maken met langdurig verzuim. Toch weet Winand als geen ander wat er op het spel staat als een medewerker uitvalt. “Bij een bedrijf van vijftig man voel je dat direct. Een zieke medewerker levert geen inkomsten op, maar de kosten lopen gewoon door. Die impact voelen we elke dag.”

Bovendien heeft een organisatie van die omvang geen fulltime HR-afdeling. “Verzuimbegeleiding, de Wet Verbetering Poortwachter en goede opvolging in het re-integratietraject: het zijn zaken die kennis vragen die wij niet dagelijks toepassen en die bovendien regelmatig verandert. Telkens opnieuw uitzoeken wat er precies moet gebeuren kost tijd die er simpelweg niet is.”

“De behoefte was helder,” stelt Winand. “Een partner die het proces bewaakt, de juiste stappen zet op het juiste moment en daarmee voorkomt dat BQA na twee jaar ziekte alsnog met een rekening bij het UWV staat. We willen ontzorgd worden, met een partner die we kunnen vertrouwen.”

Aan de hand door het proces

Die partner vonden ze in Capability, waar Mariëtte Brands ze als verzuimmanager structureel begeleidt. Zij voert de gesprekken met zieke medewerkers, bewaakt de voortgang en houdt het dossier sluitend. In de samenwerking begeleidde ze ook twee medewerkers van BQA Consultancy door een volledig WIA-traject. “Hadden we het liever anders gezien? Ja, natuurlijk. Maar als het dan toch zo loopt, wil je weten dat het goed geregeld is. Dat er een dossier ligt dat compleet is en voldoet aan de eisen.”

Bewaakt tot op de deadline

Via XpertSuite, het verzuimsysteem van Capability, krijgt Winand automatisch meldingen bij elke deadline in het poortwachtertraject. “Ik hoef niet te denken of iets klopt of op tijd is. Dat bewaakt het systeem. Niet-urgente vragen stel ik via de chat, dan heb ik ook direct inzicht in het dossier. Mariëtte schakelt altijd snel en dat werkt prima. En als er iets speelt dat niet kan wachten, bel ik gewoon. Dan wordt er altijd snel gehandeld.”

Duidelijk naar twee kanten

“Mariëtte is accuraat en helder, naar zowel de medewerker als naar mij. Ze is er om het proces te laten lopen en ze zit er kort op. Wat ik waardeer is dat ze ook duidelijk aangeeft als iets niet kan. Medewerkers weten waar ze aan toe zijn en ik, als werkgever, ook. Dat geeft rust. Dat Capability op een prettige manier oppakt wat er verwacht wordt, dat is precies wat we nodig hebben. “

Voor de mens én de organisatie

Verzuim blijft voor Winand geen prettig onderwerp. “Leuk is het nooit. Het gaat over ziekte van mensen en dat voel je. Maar als alle zaken goed geregeld zijn, dat maakt het verschil. Voor de medewerker die weet dat hij gezien wordt en voor de werkgever die weet dat het proces goed gevolgd wordt en het dossier klopt.”