Slimme triage, meer tijd voor het gesprek

Otherside at Work, ontwikkelaar van ons verzuimsysteem Xpert Suite, interviewde Heleen Vlot (Product Owner) en Martyna Miller (verzuimmanager en mediator) over wat het systeem betekent voor Capability en onze klanten.

Elke ziekmelding verdient aandacht. Toch vraagt niet iedere melding om dezelfde snelheid. Meldt jouw medewerker zich ziek, dan ontvangt hij of zij op de eerste verzuimdag automatisch een digitale vragenlijst vanuit Xpert Suite. De antwoorden bepalen vervolgens wanneer telefonisch contact met een verzuimmanager het meeste oplevert.

Heleen: “Door de vragenlijst te gebruiken zijn we in staat om het zó in te richten dat we alleen nog op dag 4 bellen bij psychische klachten en arbeidsconflicten, en dat de griepjes pas op dag 8 worden gebeld.” Psychische klachten krijgen zo snel de aandacht die ze nodig hebben, terwijl een griepje de ruimte krijgt om vanzelf over te gaan. Dat scheelt een hoop overbodige telefoontjes. Onze verzuimmanagers steken hun tijd in de trajecten waar ze echt het verschil maken.

Alleen de vragen die ertoe doen

Ook achter de schermen werken we met vragenlijsten. Tijdens een spreekuur leggen onze bedrijfsartsen en verzuimmanagers hun bevindingen vast in een digitaal formulier in Xpert Suite. Steeds meer van die formulieren bouwen we op als dynamische vragenlijst: een veld verschijnt alleen als het op dat moment relevant is, en elk antwoord bepaalt welke vervolgvraag komt. Onze professionals hoeven zich zo niet langer door lange, statische formulieren te werken. Collega’s merken het direct: “Dit werkt veel fijner en sneller en duidelijker, en ik heb niet meer allemaal onnodige velden,” hoort Heleen terug. Minder tijd kwijt aan het registreren betekent meer aandacht voor het gesprek met jouw medewerker.

Luisteren in plaats van typen

Daarnaast gaat de verslaglegging een stuk sneller. Xpert Suite maakt automatisch een conceptsamenvatting van het gesprek, met medische en niet-medische informatie gescheiden. Martyna: “In plaats van voortdurend aantekeningen te maken, zoals voorheen, kan ik mij volledig richten op het gesprek.” Ze weet bovendien zeker dat geen belangrijk detail verloren gaat bij het opstellen van haar advies. Wordt het gesprek in het Pools of Engels gevoerd? Dan ontvangt de werkgever alsnog een helder Nederlandstalig verslag. Collega’s met een volle caseload houden hun werk behapbaar, en de aandacht blijft waar die hoort: bij jouw medewerker.

Lees het volledige verhaal

Benieuwd hoe Capability verzuimprocessen verder digitaliseert? Lees de volledige klantcase op othersideatwork.nl.