Plan van Aanpak: samen koers zetten voor succesvolle re-integratie

Wanneer een medewerker langdurig ziek is, komt er veel op je af als werkgever. Eén van de belangrijkste stappen in dat proces is het opstellen van een Plan van Aanpak. In dit artikel legt Paul Kalfsvel, al 19 jaar werkzaam bij Capability als onder andere verzuimmanager en casemanager, uit wat dit document inhoudt, waarom het zo belangrijk is en welke praktische tips iedere werkgever zou moeten kennen.

Wat is het Plan van Aanpak?

Het Plan van Aanpak is een document waarin werkgever en werknemer samen vastleggen hoe het herstel- en re-integratieproces wordt aangepakt. Het volgt altijd op de probleemanalyse van de bedrijfsarts, die uiterlijk in de zesde verzuimweek wordt opgesteld. Binnen twee weken daarna, dus rond de achtste week, moet het plan klaar zijn.

“Het belangrijkste is niet het formulier zelf, dat speelt pas echt een rol aan het eind van het verzuimtraject, bij de WIA-aanvraag bij het UWV. Waar het om draait, is het gesprek tussen werkgever en medewerker dat eraan voorafgaat,” benadrukt Paul. “Je leest samen het advies van de bedrijfsarts, bespreekt wat dat betekent voor de praktijk en maakt concrete afspraken over hoe je daar het best invulling aan geeft. Dat gesprek tussen medewerker en werkgever legt de basis voor een succesvolle re-integratie.”

Meer weten over het correct invullen van het Plan van Aanpak-formulier? Paul legt het uit in deze video:

Waarom is het Plan van Aanpak zo belangrijk?

1. Wettelijke verplichting (Wet verbetering poortwachter)
   Zonder een goed ingevuld Plan van Aanpak kan het UWV bij een WIA-aanvraag een loonsanctie opleggen.
2. Duidelijkheid en structuur
   Het plan helpt om verwachtingen tussen werkgever en medewerker helder te maken en misverstanden te voorkomen.
3. Samenwerking versterken
   Door afspraken zwart-op-wit te zetten, weten werkgever en medewerker precies welke stappen gezet worden en wie waarvoor verantwoordelijk is.
4. Voorkomen van problemen later in het traject
   “Een compleet en actueel dossier voorkomt dat je twee jaar later voor verrassingen staat,” aldus Paul. “Wij zien vaak dat werkgevers de waarde daarvan onderschatten, vooral in het MKB. Maar door nu met elkaar duidelijkheid te creëren, kun je veel gedoe en kosten achteraf besparen. Bovendien ga je als werkgever en medewerker constructief met elkaar in gesprek om, op basis van het advies van de bedrijfsarts, invulling te geven aan wat de medewerker nog wél kan.”

Rechten en plichten: het moet van twee kanten komen

Een goede re-integratie draait niet alleen om afspraken, maar ook om wederzijdse verplichtingen.

• De werkgever is verplicht om het loon door te betalen en actief te zorgen voor passende re-integratiemogelijkheden.
• De medewerker heeft de plicht om daar serieus aan mee te werken.

“Het is een gezamenlijke verantwoordelijkheid,” legt Paul uit. “Als een werknemer de kont in de krib gooit en niet meewerkt, dan kan de werkgever dat zelfs sanctioneren. Andersom geldt: als de werkgever zijn verplichtingen niet nakomt, kan dat ook gevolgen hebben. Alleen als beide partijen hun rol pakken, werkt re-integratie en het Plan van Aanpak zoals bedoeld.”

Hoe stel je het Plan van Aanpak op?

• Ga in gesprek met je medewerker en bespreek het advies van de bedrijfsarts.
• Vertaal de adviezen naar haalbare afspraken: denk aan opbouw van werkuren, passende taken en momenten van evaluatie.
• Leg afspraken vast zonder medische termen. Respecteer de privacy: benoem geen diagnoses, maar gebruik algemene termen als beperkingen of mogelijkheden. Capability kan je helpen om dit correct te formuleren.
• Zorg voor een goede onderbouwing, als je afwijkt van het advies van de bedrijfsarts.
• Onderteken samen (digitaal of op papier) en sla het document op in het verzuimsysteem, zodat het correct wordt vastgelegd in het dossier.

Zo haal je het meeste uit het Plan van Aanpak

Paul deelt vier gouden tips:

• Maak het praktisch: “Het hoeft niet mooi te zijn. Het UWV kijkt in de basis niet naar de vorm, maar naar de inhoud en of het plan er überhaupt is.”
• Blijf het plan actualiseren: “Minimaal elke drie maanden checken we: klopt het advies van de bedrijfsarts nog, moeten we het Plan van Aanpak bijstellen? Dat voorkomt dat afspraken verouderen.”
• Durf verschillen te noteren: “Werkgever en medewerker hoeven het niet altijd volledig eens te zijn. Je mag beide visies vastleggen. Zolang het gesprek maar plaatsvindt.”
• Houd het gesprek centraal: “Het Plan van Aanpak is geen papieren verplichting. Het is een hulpmiddel om samen koers te zetten. Zet dit dus consequent op de agenda.”

Samen aan het roer

Capability helpt werkgevers om dit proces soepel te laten verlopen, met aandacht én actie. Paul besluit: “Het Plan van Aanpak is eigenlijk het startpunt van een gedeelde verantwoordelijkheid. Als werkgever hoef je het niet alleen te doen, maar je moet wel dat gesprek voeren. Daar begint goede re-integratie.”

Ontdek meer interessante artikelen in onze kennisbank.